Beim Ausstellen von Hotelrechnungen und Airbnb-Rechnungen aus Reservierungen entstehen spezielle Fragen zu Preisanpassungen und getrennte Hotelrechnungen, die wir hier klären möchten. Erfahren Sie, wie Sie Preise überschreiben und zwei oder mehrere getrennte Hotelrechnungen aus einer einzelnen Reservierung ausstellen – auch für Airbnb-Buchungen. Für allgemeine Informationen zu Rechnungen und Gutschriften siehe auch die entsprechende Dokumentation.
Hotelrechnung-Preise in der Reservierung überschreiben
Wenn in einer Reservierung Leistungszeilen zum Verrechnen eingetragen sind und die Hotelrechnung noch nicht ausgestellt ist, können Sie den Preis ändern oder überschreiben. Im Feld "Einzelpreis" können Sie die Rechnungspreise direkt anpassen. Bei Logis-Produkten ist es der Preis pro Nacht und Zimmer und bei anderen Produkten der Preis pro Stück.
Die Preise pro Nacht/Stück können mit 5 Nachkommastellen eingegeben werden. Damit ist es möglich, Preise einzugeben, die eine runde Summe ergeben sollen. Das ist z.B. hilfreich, wenn Sie eine Zahlung in einer Fremdwährung bekommen und den Rechnungsbetrag an den umgerechneten Zahlungsbetrag anpassen sollten.
Die Funktion des Preisüberschreibens wird auch bei Portalbuchungen (wie Airbnb, Booking.com, Expedia) extensiv genutzt, da die Portale oft Discounts auf Kundenebene vergeben. Dabei gibt es oft keinen genauen Abgleich zu einem Preis, besonders bei Airbnb-Rechnungen.
Positionen für separate Hotelrechnungen auswählen
In den Leistungszeilen gibt es das Feld "verr?". Das steht für: Soll diese Position auf der nächsten Rechnung, die ausgestellt wird, verrechnet werden? Man kann damit einzelne Positionen von der Verrechnung ausschließen.
So können Sie aus einer Reservierung mehrere getrennte Hotelrechnungen erstellen – auch für Airbnb-Buchungen. Das ist besonders hilfreich bei Firmenreisenden, die eine getrennte Hotelrechnung für die Logis zur Abrechnung mit Firmenbuchhaltung/Reisekostenabrechnung benötigen. Darauf folgend kann eine weitere Rechnung ausgestellt werden für Konsumationen, die der Firmengast privat zahlen muss oder separat benötigt.
Getrennte Hotelrechnungen ausstellen: Schritt-für-Schritt
Gehen Sie wie folgt vor, um getrennte Hotelrechnungen (zwei oder mehrere) aus einer einzelnen Reservierung auszustellen:
Positionen für die 1. Hotelrechnung auswählen: Nutzen Sie das "verr?"-Häkchen bei den Leistungszeilen, um die Positionen zu markieren, die auf die erste Hotelrechnung gehören. Deaktivieren Sie alle anderen Positionen.
1. Hotelrechnung ausstellen: Stellen Sie die erste Hotelrechnung mit den ausgewählten Positionen aus.
Zurück in die Reservierung: Gehen Sie wieder in die Reservierung und wählen Sie die restlichen Positionen für die 2. Hotelrechnung aus.
Zusätzlicher Gast (falls nötig): Falls die 2. Hotelrechnung auf einen anderen Namen/Gast geht, legen Sie einen zusätzlichen Gast über den Menüpunkt Gäste an.
Rechnungsanschrift zuweisen: Gehen Sie zu Reservierung → klicken Sie auf Hotelrechnung → wählen Sie den neu angelegten Gast für die alternative Rechnungsanschrift aus.
2. Hotelrechnung ausstellen: Stellen Sie die zweite Hotelrechnung aus.
Resultat: Eine Reservierung mit zwei oder mehr getrennte Hotelrechnungen, jeweils ausgestellt auf einen anderen Gast bzw. mit unterschiedlicher Rechnungsanschrift.
Kann man Rechnungspositionen in eine andere Reservierung verschieben?
Mit der Split-Funktion können Sie Verrechnungszeilen auswählen, die in eine andere Reservierung verschoben werden sollen.
